Dit jaar lanceerde het Bureau of Internal Revenue (BIR) haar DARES-hervormingsagenda, een vijfpuntskader gebaseerd op digitale en datagedreven transformatie, hervorming van controles en verantwoordingsplicht, heffingsinning en bescherming van de belastingbasis, werknemersontplooiing en welzijnsbevordering, en dienstverleningsexcellentie en betrokkenheid van belanghebbenden.

De agenda weerspiegelt het besef van het BIR dat een doeltreffend belastingbeheer niet langer uitsluitend kan steunen op traditionele, papieren processen. In plaats daarvan streeft het Bureau een gedigitaliseerder, datagedreven en risicogebaseerd belastingbeheersysteem na — een systeem dat de naleving verbetert, de heffingsinning versterkt en het publieke vertrouwen in het belastingsysteem vergroot. De Filipijnen staan hierin niet alleen; overheden in Zuidoost-Azië en daarbuiten hebben de afgelopen jaren elektronische facturerings- en digitale verkooprapportage regimes ingevoerd als onderdeel van bredere inspanningen om belastingkloof te dichten en de heffingsadministratie te moderniseren.

Een van de belangrijkste initiatieven die deze digitale transformatie ondersteunen, is de invoering van het Electronic Invoicing System (EIS). Hoewel elektronische facturering recent veel aandacht heeft gekregen vanwege de naderende nalevingsdeadline van 31 december 2026, is het initiatief allerminst nieuw. De wortels gaan terug tot 2018, toen de TRAIN Law — formeel de Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (Republic Act No. 10963) — het juridische kader voor elektronische facturering en elektronische verkooprapportage vastlegde. Het doel is het belastingbeheer te moderniseren door geautomatiseerde systeem-tot-systeem rapportage, de nauwkeurigheid en actualiteit van belastinggegevens te verbeteren, de heffingsinning te versterken, kansen op belastingontwijding en onderrapportage te verminderen en de transparantie te vergroten door betrouwbaardere en verifieerbare verkoopinformatie.

In de aflevering van Let's Talk Tax van vorig week werden veel van de belangrijkste updates en verduidelijkingen over de concept-revenue memorandum circular (RMC) belicht. Naast het begrijpen van de regels moeten belastingbetalers echter ook beoordelen hoe het voorgestelde kader hun eigen activiteiten zal beïnvloeden. Hieronder worden enkele van deze belangrijke overwegingen besproken.

Wie vallen onder de deadline van 31 december?

Volgens de concept-RMC zijn de belastingbetalers die uiterlijk 31 december 2026 elektronische facturen moeten uitreiken:

• belastingbetalers die actief zijn in e-commerce of internettransacties en zijn geclassificeerd als kleine, middelgrote of grote belastingbetalers (uitgezonderd microbelastingbetalers);
• belastingbetalers die onder de jurisdictie van de Large Taxpayers Service (LTS) vallen;
• belastingbetalers die zijn geclassificeerd als grote belastingbetalers onder het Ease of Paying Taxes (EoPT)-raamwerk — vastgesteld bij Republic Act No. 11976; en
• belastingbetalers die Computerized Accounting Systems (CAS), Computerized Books of Account with Accounting Records (CBA) en andere facturatiesoftwaresystemen gebruiken.

Exporteurs, geregistreerde ondernemingen die van incentives genieten, belastingbetalers die POS-systemen gebruiken en andere aangewezen belastingbetalers zullen vermoedelijk via latere uitvaardigingen worden gedekt, tenzij zij al tot de oorspronkelijk gedekte groepen behoren.

De dekkingsregels hebben praktische vragen opgeroepen bij belastingbetalers. Sommige belastingbetalers die een CAS gebruiken, hebben — gelet op de relatief beperkte tijd die tot de deadline van 31 december resteert — gevraagd of een terugkeer naar handmatige facturatie hen zou onttrekken aan de verplichting tot elektronisch factureren.

Evenzo hebben belastingbetalers die CBA met facturatiesoftware gebruiken vragen gesteld — met name of het simpelweg niet gebruiken van de facturatiesoftware hen uit de dekking van de verplichting zou halen, aangezien zij een geregistreerde CBA behouden met eerder geregistreerde facturatiesoftware.

De kwestie is belangrijk omdat het EIS digitalisering en automatisering moet bevorderen. Als belastingbetalers een terugkeer naar handmatige processen zien als een manier om te voldoen, kan dat ingaan tegen de doelstellingen van het EIS zelf. Verdere verduidelijking van het BIR zou belastingbetalers helpen om weloverwogen nalevings- en investeringsbeslissingen te nemen.

Elektronische facturering versus elektronische verkooprapportage

Een opvallende verduidelijking in de concept-RMC is dat naleving van de elektronische factureringsvereisten losstaat van en verschilt van naleving van de electronic sales reporting requirements (ESRS). Van gedekte belastingbetalers wordt momenteel verwacht dat zij zich eerst op elektronische facturering richten; de verplichtingen voor elektronische verkooprapportage volgen zodra aparte uitvoeringsregels zijn uitgevaardigd.

Belastingbetalers moeten deze gefaseerde aanpak echter niet interpreteren als een gelegenheid om de planning voor elektronische verkooprapportage uit te stellen. Hoewel het BIR de invoering feitelijk in twee tranches heeft verdeeld, moeten de elektronische facturen die op 31 december vereist zijn, nog steeds worden gegenereerd in een gestructureerd elektronisch formaat en geschikt zijn voor elektronische extractie, verwerking en uiteindelijke verzending naar het Bureau. Met andere woorden: de elektronische factureringssystemen die vandaag worden ingevoerd, dienen al te worden ontworpen met toekomstige vereisten voor elektronische verkooprapportage in het achterhoofd.

Vanuit investerings- en kostenperspectief zouden bedrijven moeten beoordelen of hun gekozen oplossingen toekomstige rapportagevereisten kunnen ondersteunen. Anders vereisen vandaag ingevoerde systemen mogelijk aanzienlijke aanpassingen zodra elektronische verkooprapportage volledig wordt uitgerold. Aangezien gedetailleerde technische vereisten nog in ontwikkeling zijn, kunnen belastingbetalers er verstandig aan doen flexibele en schaalbare oplossingen te kiezen.

Wat kwalificeert als een elektronische factuur?

De concept-RMC gaat ook in op een vraag die tijdens consultaties vaak wordt gesteld: wat kwalificeert precies als een elektronische factuur? In tegenstelling tot de gangbare opvatting wordt een factuur niet louter een elektronische factuur doordat zij via een computer wordt gegenereerd of als PDF-bestand wordt opgeslagen. Om te kwalificeren moeten aan alle drie de volgende vereisten zijn voldaan:

1. De factuur moet worden gegenereerd via een behoorlijk geregistreerd, goedgekeurd of geaccrediteerd boekhoud- of facturatiesoftware- of systeem in een gestructureerd elektronisch formaat.
2. Zij moet elektronisch aan de koper worden uitgereikt via elektronische middelen.
3. De factuurgegevens moeten geschikt zijn voor elektronische extractie, verwerking en verzending naar het Bureau voor toekomstige elektronische verkooprapportage.

Een gescande afbeelding van een handmatig opgestelde factuur, of een eenvoudige pdf-kopie van een papieren factuur, voldoet niet aan deze vereisten.

Wat betekent gestructureerd elektronisch formaat?

Een gestructureerd elektronisch formaat betekent simpelweg dat factuurgegevens zijn georganiseerd in een gestandaardiseerde, machineleesbare vorm die automatisch kan worden geëxtraheerd, verwerkt, opgeslagen en verzonden. Hoewel het BIR momenteel JSON gebruikt als voorkeursformaat voor verzending, verduidelijkt de concept-RMC dat belastingbetalers andere formaten mogen blijven gebruiken, mits hun systemen kunnen voldoen aan de gestructureerde gegevensvereisten van het Bureau. De focus ligt dus niet op het uiterlijk van de factuur, maar op de bruikbaarheid van de onderliggende gegevens.

QR-codevereisten

Volgens de concept-RMC moet elke elektronische factuur een QR-code bevatten die wordt gegenereerd door het facturatiesysteem van de belastingbetaler. De QR-code dient als verificatiemiddel en moet duidelijk zichtbaar zijn op zowel de elektronische als de gedrukte versie van de factuur.

De eis is bedoeld om de authenticiteit, traceerbaarheid en verifieerbaarheid van facturen te verbeteren. Er zijn echter vragen gerezen over het praktische nut ervan in business-to-business (B2B)-transacties, waarbij gestructureerde factuurgegevens vaak direct tussen bedrijfssystemen worden uitgewisseld.

In een B2C-omgeving kunnen QR-codes validatie en transparantie vergemakkelijken, maar zij kunnen ook vragen over gegevensprivacy oproepen, vooral wanneer klantgegevens in de factuur zijn opgenomen. Klanten kunnen terughoudend zijn om de persoonlijke gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het uitreiken van de factuur. Vragen kunnen rijzen over welke informatie moet worden verzameld, in hoeverre klantgegevens in elektronische facturen worden weergegeven en hoe dergelijke informatie wordt beschermd en verwerkt in overeenstemming met de Data Privacy Act van 2012 en verwante regelgeving.

Verdere richtlijnen over het doel van QR-codes in verschillende transactieomgevingen, samen met eventuele privacy-implicaties, zouden belastingbetalers helpen om nalevingsinspanningen af te stemmen op de bedrijfsrealiteit.

Conclusies

Zolang belastingbetalers blijven wachten op verdere richtlijnen over diverse operationele en technische zaken, lijkt één boodschap uit de recente publieke consultatie duidelijk: de verschuiving naar elektronische facturering gaat door. De invoering van het EIS is meer dan een nieuwe nalevingsverplichting — het weerspiegelt een bredere transformatie in hoe belastinginformatie wordt gegenereerd, bewaard en uiteindelijk gerapporteerd binnen een meer digitale en datagedreven belastingomgeving.

Voor bedrijven is de uitdaging niet langer alleen het begrijpen van de regels. Het is de vraag of hun huidige systemen, processen en investeringen de toekomstige richting van het belastingbeheer kunnen ondersteunen. Hoewel bepaalde aspecten van het kader nog evolueren, kunnen belastingbetalers waarde vinden in het gebruiken van deze periode om hun gereedheid te beoordelen, eventuele hiaten te identificeren en flexibele oplossingen te ontwikkelen die zich kunnen aanpassen aan toekomstige vereisten.

Uiteindelijk zijn bedrijven die vandaag beginnen met de voorbereiding mogelijk beter gepositioneerd om niet alleen te voldoen aan de deadline van 31 december, maar ook om de bredere digitale transformatie van het belastingbeheer in de komende jaren het hoofd te bieden.

Let's Talk Tax is een wekelijkse krantencolumn van P&A Grant Thornton die als doel heeft het publiek te informeren over verschillende ontwikkelingen op het gebied van belastingen. Dit artikel is niet bedoeld als vervanging van bekwame professionele adviezen.

Atty. Farrah Andres-Neagoe is partner binnen de praktijkgroep Tax Advisory & Compliance van P&A Grant Thornton, het Filipijnse lid van Grant Thornton International Ltd. Zij is bereikbaar via pagrantthornton@ph.gt.com.