Le Filippine si preparano a lanciare una nuova piattaforma di notarizzazione elettronica che consente a privati e aziende di completare notarizzazioni legalmente riconosciute interamente online. Il servizio, denominato NotarioPH, mira a eliminare la necessità di recarsi di persona presso gli studi legali, permettendo agli utenti di verificare la propria identità, incontrare i notai tramite videoconferenze protette, firmare digitalmente i documenti e ottenere certificati elettronici resistenti alle manomissioni da qualsiasi località.

QLegal sta sviluppando la piattaforma in conformità con le Regole sulla Notarizzazione Elettronica della Corte Suprema delle Filippine. L'iniziativa si fonda sull'Electronic Commerce Act (Republic Act No. 8792) del paese, promulgato nel 2000, che ha riconosciuto per primo la validità legale di documenti e firme elettroniche. NotarioPH rappresenta un ulteriore passo nella trasformazione digitale dei servizi legali, sostituendo le tradizionali procedure cartacee con un flusso di lavoro elettronico end-to-end.

NotarioPH combina intelligenza artificiale, tecnologia blockchain e videoconferenze protette all'interno del quadro di notarizzazione elettronica della Corte Suprema per offrire una notarizzazione a distanza legalmente riconosciuta, un'area che ha registrato una crescente adozione in giurisdizioni come gli Stati Uniti, dove numerosi stati hanno emanato leggi permanenti sulla notarizzazione online a distanza, un processo particolarmente accelerato dalla pandemia di COVID-19.

Intelligenza artificiale, blockchain e identità digitale guidano la piattaforma

La notarizzazione convenzionale richiede in genere documenti fisici e la presenza di persona davanti a un notaio. NotarioPH, al contrario, digitalizza ogni fase del processo attraverso un portale web centralizzato.

La piattaforma sfrutta l'intelligenza artificiale per automatizzare l'onboarding degli utenti, rivedere i documenti inviati e condurre la verifica biometrica di vitalità durante i controlli di identità. Queste funzionalità sono progettate per migliorare l'efficienza garantendo al contempo che le persone che partecipano alla notarizzazione a distanza siano correttamente autenticate.

Per rafforzare l'integrità dei documenti, la piattaforma utilizza la tecnologia blockchain attraverso i framework DOCONCHAIN e Hyperledger. Questi sistemi generano registrazioni crittografiche dei documenti notarizzati e mantengono registri notarili elettronici resistenti alle manomissioni, creando una cronologia verificabile delle transazioni.

NotarioPH si integra inoltre con la National Public Key Infrastructure (DICT PKI) del Department of Information and Communications Technology, consentendo l'autenticazione di firme digitali ufficiali e sigilli elettronici mediante standard di identità digitale supportati dal governo.

Il processo di notarizzazione a distanza viene completato tramite sessioni video live crittografate che collegano i firmatari, i testimoni e gli Electronic Notaries Public. Le registrazioni video di ciascuna sessione vengono conservate per supportare la conformità normativa e fornire un ulteriore record di verifica.

La partnership combina competenze legali e tecnologiche

La piattaforma è stata realizzata attraverso una collaborazione strategica tra Gorriceta Africa Cauton & Saavedra, uno studio legale specializzato in tecnologia, e Quanby Solutions Inc., uno sviluppatore di tecnologie legali.

Quanby opera come fornitore tecnologico ed è accreditato come Electronic Notary Facility Provider autorizzato dall'Office of the Bar Confidant della Corte Suprema delle Filippine. Gorriceta contribuisce con la propria esperienza legale supportando la conformità normativa e fornendo consulenza sul quadro giuridico che regola la notarizzazione elettronica.

Il Chairman e Managing Partner di Gorriceta, Atty. Mark S. Gorriceta, ha affermato che la notarizzazione elettronica rappresenta un traguardo importante nella modernizzazione dei servizi legali. Ha indicato che l'iniziativa mira a stabilire un'infrastruttura digitale sicura per le transazioni legali, preservando al contempo il livello di fiducia pubblica tradizionalmente associato alla notarizzazione fisica.

La Chief Executive Officer di Quanby Solutions, Maria Crisma Maxwell, ha dichiarato che l'accreditamento della piattaforma da parte della Corte Suprema dimostra la conformità ai requisiti normativi. Ha aggiunto che la partnership combina un'infrastruttura digitale accreditata con competenze legali specializzate per far avanzare lo sviluppo della notarizzazione elettronica nelle Filippine.

La collaborazione tra Gorriceta e Quanby Solutions unisce tecnologie legali accreditate e competenza normativa per offrire una piattaforma di notarizzazione elettronica sicura approvata nell'ambito del quadro giuridico del paese.

Ridurre le barriere per privati e aziende

La notarizzazione elettronica è destinata a risolvere uno dei processi cartacei ancora residui nell'economia digitale in espansione del paese. Mentre settori come il banking online, i pagamenti digitali, le firme elettroniche e l'e-commerce hanno adottato sempre più tecnologie digitali, la notarizzazione ha in gran parte continuato a richiedere presenze fisiche e documentazione cartacea.

Incorporando la verifica basata su blockchain all'interno di un quadro approvato dalla Corte Suprema, NotarioPH è progettata per preservare l'autorità legale dei notai umani eliminando le limitazioni geografiche. Ciò dovrebbe offrire benefici significativi per i lavoratori filippini all'estero, le aziende internazionali e le persone che in precedenza dipendevano da servizi di corriere, appuntamenti consolari o lunghi tempi di consegna dei documenti per soddisfare i requisiti di notarizzazione. L'impatto potenziale è considerevole dato che milioni di filippini lavorano e risiedono all'estero, rendendo la notarizzazione fisica dei documenti una sfida logistica persistente.

La piattaforma dovrebbe snellire le transazioni legali eliminando gli spostamenti fisici e le procedure cartacee, mantenendo al contempo la conformità, l'integrità dei documenti e l'autorità legale dei notai autorizzati.

L'introduzione di NotarioPH riflette il più ampio sforzo delle Filippine di modernizzare l'infrastruttura legale e digitale attraverso tecnologie emergenti, in linea con iniziative governative più ampie di digitalizzazione, tra cui il programma di identificazione nazionale Philippine Identification System (PhilSys). Se ampiamente adottata, la piattaforma potrebbe semplificare l'accesso ai servizi di notarizzazione per utenti nazionali e internazionali, supportando transazioni legali sicure, conformi e completamente digitali.