Per molti professionisti d'ufficio, le riunioni sono diventate una costante fonte di fastidio: spesso si protraggono a lungo, interrompono il lavoro concentrato e richiedono raramente la partecipazione di tutti. In risposta, i leader aziendali stanno proteggendo il proprio tempo definendo dei limiti su quando entrare nella conversazione. Il co-CEO di Dropbox Ashraf Alkarmi segue una regola semplice per decidere quali chiamate meritano un posto in agenda.

"Scelgo le cose su cui posso compiere progressi significativi in quel trimestre", ha dichiarato Alkarmi in una recente intervista a Business Insider. "E così questo diventa un filtro per come prioritizzo il mio tempo."

Per selezionare le riunioni a cui partecipare, Alkarmi si fissa cinque obiettivi da raggiungere ogni trimestre nella società di cloud storage da 7,3 miliardi di dollari, dove condivide il vertice aziendale con il cofondatore Drew Houston. Utilizza queste importanti aree di riferimento — come le persone, il business e le performance — per plasmare il proprio programma settimanale e decidere su cosa concentrare i propri sforzi.

Per assicurarsi che tutti siano allineati, il co-CEO di Dropbox condivide le proprie priorità chiave con il suo entourage, il capo di gabinetto e il team amministrativo. Quando gli impegni si accumulano, questi obiettivi "vincono sempre", ha spiegato.

Nel primo trimestre, ad esempio, Alkarmi ha esaminato a fondo i dati e ha lavorato a soluzioni per ridurre il churn dei clienti, una metrica osservata con attenzione dalle aziende di software in abbonamento che dipendono dal rinnovo dei clienti nel tempo. Ottenere "progressi significativi" e muovere l'ago della bilancia è diventato una delle sue principali priorità sul fronte business di Dropbox. Per tenere tutto in ordine, il leader utilizza l'app quotidiana di tracciamento delle attività Trello per restare in linea con i propri obiettivi trimestrali. Attenersi alla sua lista di cinque punti restringe anche l'elenco delle conversazioni che meritano una parte del tempo nel suo fitto programma.

"A volte ricevo inviti a riunioni non correlate a queste cose, e non ci vado", ha proseguito Alkarmi.

L'intenzionalità di Alkarmi chiarisce anche quando le sue priorità richiedono il suo coinvolgimento diretto e quando può fare un passo indietro e contare sul suo team.

"In Dropbox la nostra missione è progettare un modo di lavorare più illuminato e, per me, parte di ciò consiste nell'essere intenzionale su dove investo il mio tempo", ha detto Alkarmi in una dichiarazione a Fortune. "Priorità chiare mi aiutano a concentrarmi su dove posso avere il massimo impatto. Altrettanto importante, mi aiutano a capire quando devo essere presente e quando posso fidarmi del mio team per far avanzare le cose."

I CEO hanno le loro regole sulle riunioni: pomeriggi senza chiamate, meno one-on-one e inizi più tardivi

Come Alkarmi, altri CEO stanno proteggendo i propri calendari dalle riunioni non necessarie e trattano il tempo di concentrazione ininterrotto come una risorsa da difendere. La preoccupazione ha persino plasmato politiche aziendali: la ricerca annuale Work Trend Index di Microsoft ha identificato più volte le riunioni come uno dei principali fattori di disturbo del lavoro concentrato, e nel 2023 Shopify ha cancellato le riunioni ricorrenti di tre o più persone e ha introdotto i mercoledì senza riunioni.

Il CEO di Southwest Airlines Bob Jordan ha denunciato il fatto che le riunioni stanno scavando spazio al lavoro concreto che deve davvero essere svolto. Per questo motivo si è posto l'obiettivo, per il 2026, di mantenere il calendario completamente libero ogni mercoledì, giovedì e venerdì pomeriggio, impedendo a chiunque di prenotare chiamate in quelle ore.

Jordan ha riconosciuto che questo approccio può sembrare "folle" ad alcuni dirigenti, ma ha motivato la scelta con il fatto che i CEO vengono assunti per svolgere un lavoro che solo loro possono fare — e ciò accade raramente se sono intrappolati in riunioni una dietro l'altra.

"Quando si inizia, è facile confondere l'essere indaffarati e il partecipare alle riunioni con la leadership", ha affermato Jordan in un panel di CEO al Summit DealBook del New York Times lo scorso anno. "Perché ciò che tutti scopriamo, ne sono certo, è che non c'è tempo per 'lavorare', e si confonde il partecipare alle riunioni con il lavoro."

Allo stesso modo, Jensen Huang, cofondatore e CEO del gigante tecnologico da 5.300 miliardi di dollari Nvidia, ha alleggerito la propria routine di lavoro dando priorità all'efficienza rispetto ai controlli periodici. Il leader dei chip non ritiene che i frequenti aggiornamenti con i suoi 55 collaboratori diretti siano il miglior uso del suo tempo, dato che un flusso continuo di riunioni non farebbe che intasare il suo programma di lavoro e rallentarlo. Piuttosto, libera spazio per una collaborazione più ampia a livello di team — che, secondo Huang, aiuta anche a mantenere la trasparenza all'interno di una delle più grandi aziende al mondo.

"Non faccio colloqui one-on-one con nessuno di loro, a meno che non abbiano bisogno di me; in quel caso lascerei tutto per loro", ha detto Huang al summit dello Stanford Institute for Economic Policy Research nel 2024. "Non sentono mai da me qualcosa destinata a loro soltanto. Non c'è una sola informazione che io comunichi in segreto allo staff senza dirla al resto dell'azienda."

Il CEO di Airbnb Brian Chesky ha stabilito le proprie regole sul ritmo della sua giornata. Ritiene che nessun leader debba scusarsi per come sceglie di gestire la propria azienda — e segue senza remore il proprio consiglio. Se molti leader operano secondo una mentalità di lavoro costante e senza pause, Chesky raggiunge il proprio slancio creativo più tardi, in piena notte. Per questo ha fissato dei limiti sugli orari delle riunioni, vietando qualsiasi chiamata prima delle 10 del mattino.

"Quando sei CEO", ha raccontato Chesky al The Wall Street Journal lo scorso anno, "puoi decidere quando arriva la prima riunione della giornata."

Nei sistemi dei quattro leader, il filo comune è trattare il calendario come qualcosa da gestire attivamente anziché riempire passivamente.