Quest'anno, il Bureau of Internal Revenue (BIR) ha lanciato il proprio programma di riforma DARES, un quadro basato su cinque punti: trasformazione digitale e dei dati, riforma della vigilanza e responsabilità, riscossione delle entrate e tutela della base imponibile, potenziamento e benessere dei dipendenti, eccellenza nei servizi e coinvolgimento degli stakeholder.

Il programma riflette la consapevolezza del BIR che un'amministrazione fiscale efficace non può più basarsi esclusivamente sui tradizionali processi cartacei. Il Bureau punta invece a un sistema di amministrazione fiscale più digitalizzato, basato sui dati e sul rischio, in grado di migliorare la compliance, rafforzare la riscossione delle entrate e accrescere la fiducia pubblica nel sistema tributario. Le Filippine non sono sole in questa direzione: governi di tutto il Sud-est asiatico e oltre hanno adottato negli ultimi anni regimi di fatturazione elettronica e di reportistica digitale delle vendite, nell'ambito di sforzi più ampi per ridurre i tax gap e modernizzare l'amministrazione delle entrate.

Tra le iniziative più significative a sostegno di questa trasformazione digitale vi è l'implementazione dell'Electronic Invoicing System (EIS). Sebbene la fatturazione elettronica abbia recentemente attirato l'attenzione per l'approssimarsi della scadenza di conformità del 31 dicembre 2026, l'iniziativa è tutt'altro che nuova. Le sue radici risalgono al 2018, quando il TRAIN Law — formalmente il Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (Republic Act No. 10963) — ha istituito il quadro giuridico per la fatturazione elettronica e la reportistica elettronica delle vendite. L'obiettivo è modernizzare l'amministrazione fiscale tramite reportistica automatizzata di sistema a sistema, migliorare l'accuratezza e la tempestività dei dati fiscali, rafforzare la riscossione, ridurre le opportunità di evasione e sottodichiarazione fiscale e accrescere la trasparenza grazie a informazioni sulle vendite più affidabili e verificabili.

Il numero della scorsa settimana di Let's Talk Tax ha evidenziato molti dei principali aggiornamenti e chiarimenti sulla bozza di revenue memorandum circular (RMC). Tuttavia, al di là della comprensione delle regole, i contribuenti devono anche valutare come il quadro proposto inciderà sulle proprie attività. La discussione che segue esplora alcune di queste importanti considerazioni.

Chi è interessato dalla scadenza del 31 dicembre?

Ai sensi della bozza di RMC, i contribuenti tenuti a emettere fatture elettroniche entro il 31 dicembre 2026 sono:

• i contribuenti che operano nell'e-commerce o in transazioni via internet classificati come contribuenti piccoli, medi o grandi (esclusi i micro contribuenti);
• i contribuenti sotto la giurisdizione della Large Taxpayers Service (LTS);
• i contribuenti classificati come grandi contribuenti secondo il framework Ease of Paying Taxes (EoPT) — introdotto dalla Republic Act No. 11976; e
• i contribuenti che utilizzano Computerized Accounting Systems (CAS), Computerized Books of Account with Accounting Records (CBA) e altri sistemi software di fatturazione.

Gli esportatori, le imprese registrate che godono di incentivi, i contribuenti che utilizzano sistemi POS e altri contribuenti individuati dovrebbero essere inclusi tramite provvedimenti successivi, salvo che ricadano già nei gruppi inizialmente coperti.

Le regole di copertura hanno sollevato questioni pratiche tra i contribuenti. Alcuni utilizzatori di CAS, considerato il tempo relativamente limitato rimasto prima della scadenza del 31 dicembre, hanno chiesto se tornare alla fatturazione manuale possa escluderli dall'obbligo di fatturazione elettronica.

Analogamente, sono sorte domande da parte di contribuenti che utilizzano CBA con software di fatturazione — in particolare, se il semplice non utilizzo del software di fatturazione li escluda dalla copertura del mandato, dato che mantengono un CBA registrato con software di fatturazione precedentemente registrato.

La questione è rilevante perché l'EIS è volto a promuovere digitalizzazione e automazione. Se i contribuenti considerano il ritorno ai processi manuali come mezzo di conformità, l'esito potrebbe contrastare con gli stessi obiettivi dell'EIS. Ulteriori chiarimenti del BIR aiuterebbero i contribuenti a prendere decisioni informate in materia di compliance e investimenti.

Fatturazione elettronica e reportistica elettronica delle vendite

Un chiarimento rilevante nella bozza di RMC è che la conformità in materia di fatturazione elettronica è separata e distinta dalla conformità ai requisiti di reportistica elettronica delle vendite (ESRS). Ai contribuenti coperti si chiede attualmente di concentrarsi prima sulla fatturazione elettronica, con gli obblighi di reportistica delle vendite a seguire una volta emanate le apposite regole di attuazione.

I contribuenti non dovrebbero tuttavia interpretare questo approccio graduale come un'occasione per rinviare la pianificazione della reportistica elettronica delle vendite. Sebbene il BIR abbia di fatto suddiviso l'implementazione in due tranche, le fatture elettroniche richieste al 31 dicembre dovranno comunque essere generate in un formato elettronico strutturato ed essere in grado di supportare estrazione, elaborazione e trasmissione elettronica al Bureau. In altre parole, i sistemi di fatturazione elettronica implementati oggi dovrebbero già essere progettati tenendo presenti i futuri requisiti di reportistica delle vendite.

Da una prospettiva di investimento e di costi, le imprese dovrebbero valutare se le soluzioni scelte possano supportare i futuri requisiti di reporting. In caso contrario, i sistemi implementati oggi potrebbero richiedere significativi interventi di potenziamento una volta che la reportistica elettronica delle vendite sarà pienamente operativa. Poiché i requisiti tecnici dettagliati sono ancora in fase di sviluppo, ai contribuenti potrebbe essere consigliabile adottare soluzioni flessibili e scalabili.

Cosa si intende per fattura elettronica?

La bozza di RMC affronta anche una domanda ricorrente nelle consultazioni: che cosa qualifica esattamente una fattura come elettronica? Contrariamente alla percezione comune, una fattura non diventa elettronica semplicemente perché è generata al computer o salvata come file PDF. Per qualificarsi come tale, devono essere presenti tutti e tre i seguenti requisiti:

1. La fattura deve essere generata tramite un software o sistema contabile o di fatturazione debitamente registrato, approvato o accreditato, in un formato elettronico strutturato.
2. Deve essere emessa elettronicamente all'acquirente tramite mezzi elettronici.
3. I dati della fattura devono poter essere estratti, elaborati e trasmessi elettronicamente al Bureau per le future finalità di reportistica elettronica delle vendite.

Un'immagine scansionata di una fattura predisposta manualmente, o una semplice copia PDF di una fattura cartacea, non soddisfa questi requisiti.

Cosa si intende per formato elettronico strutturato?

Un formato elettronico strutturato significa semplicemente che i dati della fattura sono organizzati in una forma standardizzata e leggibile dalle macchine, che può essere estratta, elaborata, archiviata e trasmessa automaticamente. Sebbene il BIR utilizzi attualmente JSON come formato di trasmissione preferito, la bozza di RMC chiarisce che i contribuenti possono continuare a usare altri formati, purché i loro sistemi soddisfino i requisiti di dati strutturati del Bureau. L'attenzione, quindi, non è sull'aspetto della fattura, ma sull'utilizzabilità dei dati sottostanti.

Requisiti del QR code

Ai sensi della bozza di RMC, ogni fattura elettronica deve contenere un QR code generato dal sistema di fatturazione del contribuente. Il QR code svolgerà una funzione di verifica e dovrà essere chiaramente visibile sia sulla versione elettronica sia su quella stampata della fattura.

Il requisito è volto a rafforzare autenticità, tracciabilità e verificabilità delle fatture. Tuttavia, sono emerse domande sul suo valore pratico nelle transazioni business-to-business (B2B), dove i dati strutturati delle fatture vengono spesso scambiati direttamente tra sistemi aziendali.

In un contesto B2C, i QR code possono facilitare validazione e trasparenza, ma possono anche sollevare preoccupazioni sulla privacy dei dati, in particolare quando le informazioni del cliente compaiono nella fattura. I clienti potrebbero essere riluttanti a fornire le informazioni personali necessarie all'emissione della fattura. Possono sorgere interrogativi su quali informazioni raccogliere, in che misura i dati dei clienti saranno riportati nelle fatture elettroniche e come tali informazioni saranno protette e trattate in conformità con la Data Privacy Act of 2012 e le relative norme.

Ulteriori indicazioni sulla finalità dei QR code nei diversi contesti transattivi, unitamente alle relative implicazioni in materia di privacy, aiuterebbero i contribuenti ad allineare gli sforzi di conformità alle realtà aziendali.

Conclusioni

Mentre i contribuenti continuano ad attendere ulteriori indicazioni su diverse questioni operative e tecniche, un messaggio della recente consultazione pubblica appare chiaro: la transizione verso la fatturazione elettronica sta procedendo. L'implementazione dell'EIS rappresenta più di un nuovo obbligo di conformità: riflette una trasformazione più ampia del modo in cui le informazioni fiscali sono generate, conservate e infine riportate all'interno di un ambiente tributario più digitale e basato sui dati.

Per le imprese, la sfida non consiste più nel semplice comprendere le regole, ma nel determinare se i propri sistemi, processi e investimenti attuali possano supportare la direzione futura dell'amministrazione fiscale. Sebbene alcuni aspetti del quadro continuino a evolversi, i contribuenti potrebbero trarre valore dall'utilizzare questo periodo per valutare la propria preparazione, identificare eventuali lacune e sviluppare soluzioni flessibili in grado di adattarsi ai requisiti futuri.

In ultima analisi, le imprese che iniziano a prepararsi oggi potrebbero essere meglio posizionate non solo per rispettare la scadenza del 31 dicembre, ma anche per affrontare la più ampia trasformazione digitale dell'amministrazione fiscale negli anni a venire.

Let's Talk Tax è una rubrica settimanale di P&A Grant Thornton che mira a tenere il pubblico informato sui vari sviluppi in materia fiscale. Questo articolo non intende sostituire una consulenza professionale competente.

Atty. Farrah Andres-Neagoe è partner dell'area Tax Advisory & Compliance di P&A Grant Thornton, membro filippino di Grant Thornton International Ltd. Può essere contattata all'indirizzo pagrantthornton@ph.gt.com.