Cette année, le Bureau of Internal Revenue (BIR) a déployé son programme de réforme DARES, un cadre en cinq points fondé sur la transformation numérique et des données, la réforme de l'audit et la responsabilité, le recouvrement des recettes et la protection de l'assiette fiscale, l'autonomisation et le bien-être des employés, ainsi que l'excellence de service et l'engagement des parties prenantes.

Ce programme traduit la reconnaissance par le BIR qu'une administration fiscale efficace ne peut plus reposer uniquement sur des processus traditionnels sur papier. Le Bureau envisage plutôt un système d'administration fiscale plus numérisé, fondé sur les données et sur les risques, capable d'améliorer la conformité, de renforcer le recouvrement des recettes et d'accroître la confiance du public dans le système fiscal. Les Philippines ne sont pas seules dans cette voie : les gouvernements d'Asie du Sud-Est et d'ailleurs adoptent depuis plusieurs années des régimes de facturation électronique et de déclaration numérique des ventes, dans le cadre d'efforts plus larges visant à réduire les écarts fiscaux et à moderniser l'administration des recettes.

Parmi les initiatives les plus importantes soutenant cette transformation numérique figure la mise en œuvre du système de facturation électronique (Electronic Invoicing System, EIS). Si la facturation électronique attire récemment l'attention en raison de l'échéance de conformité du 31 décembre 2026, l'initiative est loin d'être nouvelle. Ses racines remontent à 2018, lorsque la loi TRAIN — officiellement le Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (Republic Act No. 10963) — a établi le cadre juridique de la facturation électronique et de la déclaration électronique des ventes. L'objectif est de moderniser l'administration fiscale grâce à une déclaration automatisée de système à système, d'améliorer l'exactitude et la ponctualité des données fiscales, de renforcer le recouvrement des recettes, de réduire les occasions d'évasion fiscale et de sous-déclaration, et de renforcer la transparence grâce à des informations de vente plus fiables et vérifiables.

Le numéro de la semaine dernière de la rubrique Let's Talk Tax a mis en lumière nombre des mises à jour et clarifications apportées au projet de circulaire d'information sur les recettes (Revenue Memorandum Circular, RMC). Au-delà de la compréhension des règles, les contribuables doivent toutefois évaluer l'incidence du cadre proposé sur leurs propres opérations. La discussion ci-dessous examine plusieurs de ces considérations importantes.

Qui est concerné par l'échéance du 31 décembre ?

En vertu du projet de RMC, les contribuables tenus d'émettre des factures électroniques au plus tard le 31 décembre 2026 sont :

• les contribuables exerçant des transactions de e-commerce ou sur Internet classés comme petits, moyens ou grands contribuables (à l'exclusion des micro-contribuables) ;
• les contribuables relevant de la compétence du Large Taxpayers Service (LTS) ;
• les contribuables classés comme grands contribuables au titre du cadre Ease of Paying Taxes (EoPT) — institué par la Republic Act No. 11976 ; et
• les contribuables utilisant des systèmes comptables informatisés (Computerized Accounting Systems, CAS), des livres comptables informatisés avec enregistrements comptables (Computerized Books of Account with Accounting Records, CBA) et d'autres systèmes logiciels de facturation.

Les exportateurs, les entreprises enregistrées bénéficiant d'incitations, les contribuables utilisant des systèmes de point de vente (POS) et autres contribuables identifiés devraient être couverts par des textes ultérieurs, sauf s'ils relèvent déjà des groupes initialement couverts.

Les règles de couverture ont soulevé des questions pratiques parmi les contribuables. Certains contribuables utilisant un CAS, compte tenu du temps relativement limité restant avant l'échéance du 31 décembre, ont demandé si un retour à la facturation manuelle les exclurait de l'obligation de facturation électronique.

De même, des questions ont été soulevées par des contribuables utilisant un CBA avec un logiciel de facturation — notamment si le simple non-usage du logiciel de facturation les ferait sortir du champ de l'obligation, dès lors qu'ils maintiennent un CBA enregistré avec un logiciel de facturation précédemment enregistré.

La question est importante car l'EIS vise à promouvoir la numérisation et l'automatisation. Si les contribuables considèrent le retour aux processus manuels comme un moyen de se conformer, le résultat pourrait aller à l'encontre des objectifs mêmes de l'EIS. Des clarifications supplémentaires du BIR aideraient les contribuables à prendre des décisions éclairées en matière de conformité et d'investissement.

Facturation électronique et déclaration électronique des ventes

Une clarification notable du projet de RMC est que la conformité à la facturation électronique est distincte de la conformité aux exigences de déclaration électronique des ventes (Electronic Sales Reporting Requirements, ESRS). Les contribuables concernés sont pour l'instant invités à se concentrer d'abord sur la facturation électronique, les obligations de déclaration électronique des ventes devant suivre une fois des règles d'application distinctes publiées.

Les contribuables ne doivent toutefois pas interpréter cette approche progressive comme une occasion de différer la planification de la déclaration électronique des ventes. Bien que le BIR ait effectivement divisé la mise en œuvre en deux tranches, les factures électroniques exigées au 31 décembre devront être générées dans un format électronique structuré et pouvoir faire l'objet d'une extraction, d'un traitement et d'une transmission électroniques au Bureau. Autrement dit, les systèmes de facturation électronique mis en place aujourd'hui devraient déjà être conçus en tenant compte des futures exigences de déclaration électronique des ventes.

Du point de vue de l'investissement et des coûts, les entreprises devraient évaluer si les solutions retenues pourront prendre en charge les futures exigences de déclaration. À défaut, les systèmes mis en place aujourd'hui pourraient nécessiter des améliorations importantes une fois la déclaration électronique des ventes pleinement déployée. Étant donné que les exigences techniques détaillées restent en cours d'élaboration, il peut être prudent pour les contribuables d'adopter des solutions flexibles et évolutives.

Qu'est-ce qui qualifie une facture électronique ?

Le projet de RMC aborde également une question fréquemment posée lors des consultations : qu'est-ce qui qualifie exactement une facture électronique ? Contrairement à une idée répandue, une facture ne devient pas électronique simplement parce qu'elle est générée par ordinateur ou enregistrée sous forme de fichier PDF. Pour être qualifiée d'électronique, une facture doit remplir les trois conditions suivantes :

1. Elle doit être générée par un logiciel ou système comptable ou de facturation dûment enregistré, approuvé ou accrédité, dans un format électronique structuré.
2. Elle doit être délivrée électroniquement à l'acheteur par des moyens électroniques.
3. Les données de la facture doivent pouvoir faire l'objet d'une extraction, d'un traitement et d'une transmission électroniques au Bureau, aux fins de la future déclaration électronique des ventes.

Une image scannée d'une facture établie manuellement, ou une simple copie PDF d'une facture papier, ne satisfait pas à ces exigences.

Que signifie format électronique structuré ?

Un format électronique structuré signifie simplement que les données de la facture sont organisées sous une forme normalisée et lisible par machine, pouvant être automatiquement extraite, traitée, stockée et transmise. Si le BIR utilise actuellement JSON comme format de transmission privilégié, le projet de RMC précise que les contribuables peuvent continuer à utiliser d'autres formats, à condition que leurs systèmes satisfassent aux exigences du Bureau en matière de données structurées. L'accent porte donc non pas sur l'apparence de la facture, mais sur l'utilisabilité des données sous-jacentes.

Exigences relatives au code QR

En vertu du projet de RMC, chaque facture électronique doit contenir un code QR généré par le système de facturation du contribuable. Le code QR servira de fonction de vérification et devra être clairement visible sur les versions électronique et imprimée de la facture.

Cette exigence vise à renforcer l'authenticité, la traçabilité et la vérification des factures. Des questions se sont toutefois posées quant à son utilité pratique dans les transactions entre entreprises (B2B), où les données structurées des factures sont souvent échangées directement entre systèmes d'entreprises.

Dans un environnement B2C, les codes QR peuvent faciliter la validation et la transparence, mais ils peuvent aussi soulever des préoccupations en matière de protection des données, notamment lorsque des informations clients figurent sur la facture. Les clients peuvent être réticents à fournir les informations personnelles nécessaires à l'émission de la facture. Des questions peuvent se poser sur les informations à collecter, la mesure dans laquelle les données clients figureront sur les factures électroniques, et la manière dont ces informations seront protégées et traitées en conformité avec le Data Privacy Act de 2012 et les réglementations connexes.

Des orientations supplémentaires sur l'objet des codes QR dans les différents environnements transactionnels, ainsi que sur les implications liées à la vie privée, aideraient les contribuables à aligner leurs efforts de conformité sur les réalités économiques.

À retenir

Alors que les contribuables attendent encore des orientations sur plusieurs questions opérationnelles et techniques, un message ressort clairement de la récente consultation publique : la transition vers la facturation électronique se poursuit. La mise en œuvre de l'EIS représente plus qu'une nouvelle obligation de conformité — elle traduit une transformation plus large de la manière dont les informations fiscales sont générées, conservées et, à terme, déclarées, dans un environnement fiscal plus numérique et davantage axé sur les données.

Pour les entreprises, l'enjeu n'est plus simplement de comprendre les règles, mais de déterminer si leurs systèmes, processus et investissements actuels pourront soutenir l'orientation future de l'administration fiscale. Bien que certains aspects du cadre continuent d'évoluer, les contribuables peuvent tirer profit de cette période pour évaluer leur préparation, identifier les écarts potentiels et développer des solutions flexibles capables de s'adapter aux exigences futures.

En définitive, les entreprises qui commencent à se préparer dès aujourd'hui seront sans doute mieux positionnées non seulement pour se conformer à l'échéance du 31 décembre, mais aussi pour naviguer dans la transformation numérique plus large de l'administration fiscale dans les années à venir.

Let's Talk Tax est une chronique hebdomadaire de P&A Grant Thornton visant à informer le public des divers développements en matière de fiscalité. Cet article ne saurait se substituer à un avis professionnel compétent.

Atty. Farrah Andres-Neagoe est associée au sein du pôle Tax Advisory & Compliance de P&A Grant Thornton, cabinet membre philippin de Grant Thornton International Ltd. Elle peut être contactée à pagrantthornton@ph.gt.com.