Los costos de envío para pequeñas empresas están aumentando simultáneamente desde cuatro direcciones: exposición arancelaria, mayores precios de combustible, incremento de tarifas de última milla y cambios en las reglas de los transportistas que llegan con escaso preaviso. La mayoría de los remitentes que absorben estos aumentos opera sin personal dedicado de cumplimiento comercial o un analista logístico en plantilla. Este es el segmento que ha impulsado la expansión del comercio electrónico en la última década: vendedores que construyeron sus negocios en plataformas como Shopify, Amazon y Etsy, y que ahora descubren que la complejidad logística de back-end supera su capacidad para gestionarla manualmente.

Tom Madine, CEO de ShipStation Global —la plataforma de software de envío multicliente que atiende a más de 3 millones de usuarios en todo el mundo— dijo a FreightWaves que el instinto en este segmento es manejar el problema internamente. Con tres décadas de experiencia en logística, describe esto como la trampa más común —y más costosa— en la que caen los pequeños y medianos remitentes.

"Creo que intentan hacer mucho por su cuenta", dijo Madine. "Ese tipo de personalidad a veces dice: 'Bueno, voy a salir ahí y navegar todo esto por mi cuenta porque lo haré mejor que alguien más'. Y ahí es donde puedes terminar en una industria tan grande como la nuestra, tan compleja como la nuestra, tan cambiante como la nuestra [metiéndote en problemas]."

El instinto en sí no es irracional: es así como se construyeron la mayoría de estas empresas. Sin embargo, es poco adecuado para un entorno de costos donde las variables se reinician trimestralmente. Los aumentos generales de tarifas de los transportistas, que históricamente promediaron entre 4.9% y 5.9% anual para los principales transportistas de paquetes, ahora se ven agravados por ajustes de recargos, cambios en las reglas de peso dimensional y reestructuración de tarifas por zonas, factores que pueden elevar los aumentos efectivos muy por encima de la cifra anunciada.

La incertidumbre se ha convertido en la norma

Las empresas buscan previsibilidad, y durante los últimos 18 meses, esta ha estado ausente.

"Las empresas quieren certeza, ¿verdad? Eso es lo que quieren y eso es lo que nos ha faltado durante los últimos 18 meses", dijo Madine.

La escala determina cómo absorbe una empresa esa incertidumbre. Los grandes remitentes cuentan con los recursos para modelar escenarios y dedicar personal al problema, pero carecen de velocidad de respuesta.

"Ahora se necesita mucho. Si eres una empresa grande y estás intentando mover tu cadena de suministro, toma mucho tiempo", dijo Madine. "Creo que las pequeñas empresas, aunque pueden no tener los recursos internos para hacer grandes cambios de gran alcance, son mucho más ágiles. Esa es una característica de la mayoría de nuestros clientes de negocios más pequeños. Todavía están dirigidos por emprendedores. Son realmente ágiles."

Madine ha observado esta compensación dentro de su propia organización.

"Miro cómo estamos hoy frente a cómo éramos hace 30 años: éramos mucho más ágiles hace 30 años, pero hoy estamos mucho mejor preparados para lidiar con las cosas", dijo. "Cualquier empresa que esté prosperando en este entorno es buena para adaptarse al cambio, ya sea de manera estructurada o siendo ágil."

Los cambios estructurales apuntan a costos de transporte más altos por más tiempo

No todas las presiones de costo en el mercado son temporales, y Madine traza una clara distinción entre ambas categorías.

"Creo que hay algunos cambios estructurales en el mercado del transporte que están ocurriendo ahora mismo, independientes de los aranceles, independientes del estrecho de Ormuz y del petróleo, independientes de todo eso", dijo. "Hay algunos cambios estructurales en el mundo de la carga donde va a ser más difícil que antes que entre en operación nueva capacidad. Eso significa que probablemente estamos en un entorno donde el costo del transporte va a ser más alto por más tiempo."

Esas presiones estructurales incluyen una industria de transporte por carretera que aún lidia con costos de seguros elevados, escasez persistente de conductores en ciertos segmentos y limitaciones de infraestructura: factores que persisten independientemente de las fluctuaciones en los precios del combustible o los cambios en la política comercial.

El impacto no es uniforme en todos los modos de transporte, pero sí altera el horizonte de planificación. Madine enfatizó que, mientras que los shocks transitorios requieren ajustes tácticos, los cambios estructurales justifican una revisión de la estrategia de aprovisionamiento y red.

"¿Deberías hacer un cambio en tu estrategia a largo plazo por una fluctuación a corto plazo de seis u ocho meses? No", dijo Madine. "¿Podrías hacer un cambio en tu estrategia por algo más a largo plazo y más estructural? Ahí es cuando haces grandes cambios estratégicos."

La cuestión del inventario no tiene una respuesta universal

Los remitentes enfrentan un dilema central: comprar antes de que se apliquen los aranceles y absorber el costo de mantenimiento, o mantenerse ligeros y pagar el arancel más tarde. Madine dijo que la respuesta depende en gran medida del balance general.

"Si eres una empresa grande con un balance general sólido y puedes permitirte mantener más inventario, esa puede ser la respuesta correcta para ti", dijo. "Pero si eres una pequeña empresa donde el flujo de caja es lo más importante, esa no es la respuesta correcta para ti."

"Todos siempre quieren la solución única para todos, pero no existen."

Los remitentes más pequeños enfrentan desafíos distintos

ShipStation Global atiende a más de 3 millones de clientes en todo el mundo, con una concentración entre pequeños y medianos remitentes. Madine señaló que la interpretación errónea más persistente de este segmento es tratarlo como una versión a escala reducida de los remitentes empresariales.

"La mayoría de las personas asume que las necesidades de un remitente más pequeño son las mismas que las de un remitente empresarial. Solo que el remitente más pequeño hace menos volumen. Y eso no es realmente así", dijo. "Los remitentes más pequeños no tienen la misma experiencia interna. No tienen la misma escala en sus operaciones. Por lo tanto, necesitan soluciones que funcionen con los recursos que tienen."

Esta desconexión se refleja en los consejos que reciben los pequeños remitentes. Madine señaló una pregunta recurrente: ¿Deberíamos trasladar nuestro volumen a un transportista regional?

"Para algunos clientes, tal vez la respuesta sea sí, es una buena idea. Pero para la mayoría de nuestros clientes: No eres una empresa del tamaño adecuado para hacer eso", dijo. "Veamos algunas formas, para una empresa de tu tamaño, de cómo deberías resolver este problema."

Los transportistas regionales de paquetes han ampliado su presencia en los últimos años mediante adquisiciones e inversión en redes, pero su cobertura sigue siendo geográficamente limitada en comparación con las redes nacionales de FedEx y UPS: una restricción que importa para los pequeños remitentes cuya base de clientes está dispersa.

La visibilidad sigue siendo una brecha crítica

La otra gran brecha es la visibilidad. La mayoría de los pequeños remitentes no pueden rastrear su carga después de que sale del muelle, o solo pueden hacerlo iniciando sesión en múltiples plataformas.

"Una vez que sale de mi muelle, ¿cómo sé dónde está? ¿Cómo me aseguro de que pase la aduana? Hoy en día, mucho de eso se puede hacer con tecnología", dijo Madine. "Y la mayoría de las empresas o no tienen acceso a ella, o la tienen disponible en siete sistemas diferentes."

Madine fue directo sobre las limitaciones de cualquier proveedor, incluido el suyo.

"No hay ninguna empresa en el planeta que pueda cambiar cómo se implementan o no los aranceles. No hay ninguna empresa en el planeta que pueda cambiar el precio del petróleo", dijo. "Así que reaccionas a ese entorno."

Existe un umbral de escala en el que gestionar la logística internamente resulta viable, y Madine lo sitúa en un nivel alto.

"Si eres uno de los 5,000 o 10,000 remitentes más grandes del mundo, es posible que puedas hacer todo eso sin la ayuda de una empresa como ShipStation, y así debería ser", dijo. "Pero si no eres uno de los 5,000 remitentes más grandes del mundo, vas a necesitar mucha ayuda."

Las presiones específicas cambiarán con el tiempo, pero Madine considera ese cambio constante como algo dado.

"Este año se trata directamente de Ormuz y aranceles, pero el próximo año será otra cosa, porque llevo 30 años en esta industria y siempre hay algo", dijo. "Está en constante cambio, y el próximo año estaremos hablando de algo nuevo. Por eso hay que tener la tecnología adecuada, la visibilidad adecuada, los socios adecuados, las relaciones adecuadas."