Para muchos profesionales de oficina, las reuniones se han convertido en una molestia constante: suelen alargarse, interrumpen el trabajo enfocado y rara vez requieren la participación de todos. En respuesta, los líderes empresariales están protegiendo su tiempo estableciendo límites sobre cuándo sumarse a la conversación. El co-CEO de Dropbox, Ashraf Alkarmi, sigue una regla sencilla para decidir qué llamadas pasan el filtro.

“Elijo cosas en las que puedo lograr avances significativos durante ese trimestre”, dijo Alkarmi en una entrevista reciente con Business Insider. “Y así se convierte en un filtro para priorizar mi tiempo”.

Para seleccionar a qué reuniones asistir, Alkarmi fija cinco metas que debe cumplir cada trimestre en la empresa de almacenamiento en la nube de 7,300 millones de dólares, donde comparte el cargo máximo con el cofundador Drew Houston. Utiliza estas áreas de objetivos importantes —como personas, negocio y desempeño— para dar forma a su agenda semanal y decidir dónde concentrar sus esfuerzos.

Para asegurarse de que todos estén alineados, el co-CEO de Dropbox comparte sus prioridades clave con su círculo cercano, su jefe de gabinete y su equipo administrativo. Cuando muchas tareas caen sobre sus hombros, estos objetivos “siempre prevalecen”, explicó.

Durante el primer trimestre, por ejemplo, Alkarmi revisó minuciosamente datos y trabajó en soluciones para reducir la tasa de cancelación de clientes, una métrica muy vigilada en los negocios de software por suscripción que dependen de que los clientes renueven con el tiempo. Lograr un “avance significativo” y mover esa aguja se convirtió en una de sus prioridades principales en el área de negocio de Dropbox. Para mantener todo en orden, el líder usa la aplicación de seguimiento diario de tareas Trello para no perder de vista sus metas trimestrales. Apegarse a su lista de cinco también reduce qué conversaciones merecen una porción de tiempo en su apretada agenda.

“A veces recibo invitaciones a reuniones que no están relacionadas con estas cosas, y no asisto”, continuó Alkarmi.

La intención deliberada de Alkarmi también deja claro cuándo sus prioridades requieren su participación directa y cuándo puede dar un paso atrás y confiar en su equipo.

“En Dropbox, nuestra misión es diseñar una forma de trabajar más iluminada, y para mí, parte de eso es ser intencional con el uso de mi tiempo”, dijo Alkarmi en un comunicado a Fortune. “Las prioridades claras me ayudan a concentrarme en dónde puedo tener el mayor impacto. Igual de importante, me ayudan a saber cuándo necesito estar presente y cuándo puedo confiar en que mi equipo mantendrá todo en marcha”.

Los CEO tienen sus propias reglas para las reuniones: tardes sin llamadas, menos reuniones individuales y horarios de inicio más tardíos

Como Alkarmi, otros CEO están protegiendo sus calendarios de las reuniones innecesarias y tratando el tiempo de concentración sin interrupciones como un recurso que vale la pena cuidar. La preocupación incluso ha moldeado políticas corporativas: la investigación anual Work Trend Index de Microsoft ha identificado repetidamente a las reuniones como uno de los principales factores de interrupción del trabajo enfocado, y Shopify canceló en 2023 sus reuniones recurrentes de tres o más personas e incorporó los miércoles sin reuniones.

El CEO de Southwest Airlines, Bob Jordan, ha señalado que las reuniones están desplazando el trabajo real que de verdad debe hacerse. Por esa razón, se fijó la meta de 2026 de mantener su calendario completamente libre todas las tardes de miércoles, jueves y viernes, impidiendo que cualquiera reserve llamadas en esos horarios.

Jordan reconoció que ese enfoque puede sonar “loco” para algunos ejecutivos, pero argumentó que a los CEO se les contrata para hacer un trabajo que solo ellos pueden hacer, y eso rara vez ocurre si están atrapados en reuniones consecutivas.

“Cuando recién empiezas, es fácil confundir el ajetreo y asistir a reuniones con el liderazgo”, dijo Jordan el año pasado en un panel de CEO en la cumbre DealBook del New York Times. “Porque lo que todos descubrimos, estoy seguro, es que no hay tiempo para ‘trabajar’, y confundes asistir a reuniones con el trabajo”.

De manera similar, Jensen Huang, cofundador y CEO del gigante tecnológico de 5.3 billones de dólares Nvidia, ha recortado el exceso de su rutina de trabajo priorizando la eficiencia sobre las revisiones periódicas. El líder de la empresa de chips no cree que las reuniones frecuentes con sus 55 reportes directos sean el mejor uso de su tiempo, dado que una cadena continua de reuniones solo saturaría su agenda y lo frenaría. En cambio, libera espacio para una colaboración más amplia de todo el equipo, lo que, según Huang, también ayuda a mantener la transparencia dentro de una de las empresas más grandes del mundo.

“No hago reuniones individuales con ninguno de ellos, a menos que me necesiten; en ese caso, dejo todo por ellos”, dijo Huang en la cumbre del Stanford Institute for Economic Policy Research en 2024. “Nunca me escuchan decirles algo que sea solo para que ellos lo sepan. No hay ni una sola pieza de información que les diga en secreto al personal y no le comunique al resto de la empresa”.

El CEO de Airbnb, Brian Chesky, ha establecido sus propias reglas sobre el ritmo de su día. Cree que ningún líder debería disculparse por la forma en que elige dirigir su empresa, y él sigue su propio consejo sin reparos. Aunque muchos líderes operan con una mentalidad de madrugar y trabajar sin descanso, Chesky alcanza su mayor creatividad más entrada la noche. Por esa razón, ha puesto límites a cuándo toma reuniones, prohibiendo cualquier llamada antes de las 10 a.m.

“Cuando eres CEO”, le dijo Chesky a The Wall Street Journal el año pasado, “puedes decidir cuándo es la primera reunión del día”.

En los sistemas de estos cuatro líderes, el hilo conductor común es tratar el calendario como algo que debe gestionarse activamente y no llenarse de manera pasiva.