Este año, la Bureau of Internal Revenue (BIR) puso en marcha su agenda de reforma DARES, un marco de cinco puntos sustentado en la transformación digital y de datos, la reforma de auditoría y la rendición de cuentas, la recaudación de ingresos y la protección de la base imponible, el fortalecimiento y bienestar de los empleados, y la excelencia en el servicio y el compromiso con las partes interesadas.

La agenda refleja el reconocimiento de la BIR de que una administración tributaria eficaz ya no puede depender únicamente de procesos tradicionales en papel. En su lugar, la Oficina prevé un sistema de administración tributaria más digitalizado, basado en datos y orientado al riesgo, capaz de mejorar el cumplimiento, fortalecer la recaudación y aumentar la confianza pública en el sistema tributario. Filipinas no está sola en esta dirección; gobiernos de todo el Sudeste Asiático y de otras regiones han adoptado en los últimos años regímenes de facturación electrónica y reporte digital de ventas como parte de esfuerzos más amplios para cerrar brechas tributarias y modernizar la administración de ingresos.

Entre las iniciativas más significativas que respaldan esta transformación digital se encuentra la implementación del Electronic Invoicing System (EIS). Aunque la facturación electrónica ha ganado atención recientemente por la proximidad del plazo de cumplimiento del 31 de diciembre de 2026, la iniciativa no es nueva. Sus raíces se remontan a 2018, cuando la TRAIN Law —formalmente la Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (Republic Act No. 10963)— estableció el marco legal para la facturación electrónica y el reporte electrónico de ventas. El objetivo es modernizar la administración tributaria mediante el reporte automatizado de sistema a sistema, mejorar la precisión y oportunidad de los datos fiscales, fortalecer la recaudación, reducir las oportunidades de evasión y subdeclaración, y aumentar la transparencia mediante información de ventas más confiable y verificable.

La edición de la semana pasada de Let's Talk Tax destacó muchas de las principales actualizaciones y aclaraciones del proyecto de revenue memorandum circular (RMC). Sin embargo, más allá de comprender las reglas, los contribuyentes también deben evaluar cómo el marco propuesto afectará sus propias operaciones. La discusión a continuación examina varias de estas consideraciones importantes.

¿Quiénes están cubiertos por el plazo del 31 de diciembre?

Según el proyecto de RMC, los contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas a más tardar el 31 de diciembre de 2026 son:

• contribuyentes dedicados al comercio electrónico o a transacciones por internet clasificados como pequeños, medianos o grandes contribuyentes (excepto los microcontribuyentes);
• contribuyentes bajo la jurisdicción del Large Taxpayers Service (LTS);
• contribuyentes clasificados como grandes contribuyentes bajo el marco de Ease of Paying Taxes (EoPT), promulgado mediante la Republic Act No. 11976; y
• contribuyentes que utilizan Computerized Accounting Systems (CAS), Computerized Books of Account with Accounting Records (CBA) y otros sistemas de software de facturación.

Se espera que exportadores, empresas registradas que disfrutan de incentivos, contribuyentes que utilizan sistemas POS y otros contribuyentes identificados queden cubiertos mediante futuras emisiones, salvo que ya formen parte de los grupos inicialmente cubiertos.

Las reglas de cobertura han planteado preguntas prácticas entre los contribuyentes. Algunos usuarios de CAS, dado el tiempo relativamente limitado que queda antes del plazo del 31 de diciembre, han consultado si volver a la facturación manual los sacaría del mandato de facturación electrónica.

De manera similar, los contribuyentes que usan CBA con software de facturación han preguntado si dejar de usar dicho software los excluiría del mandato, simplemente porque mantienen un CBA registrado con software de facturación previamente registrado.

El tema es importante porque el EIS busca promover la digitalización y la automatización. Si los contribuyentes perciben el regreso a procesos manuales como un medio de cumplimiento, el resultado podría ir en contra de los propios objetivos del EIS. Una mayor aclaración por parte de la BIR ayudaría a los contribuyentes a tomar decisiones informadas de cumplimiento e inversión.

Facturación electrónica frente a reporte electrónico de ventas

Una aclaración destacable del proyecto de RMC es que el cumplimiento de la facturación electrónica es independiente y distinto del cumplimiento de los requisitos de reporte electrónico de ventas (ESRS). Actualmente, se espera que los contribuyentes cubiertos se concentren primero en la facturación electrónica, mientras que las obligaciones de reporte electrónico de ventas seguirán una vez que se emitan reglas de implementación separadas.

Sin embargo, los contribuyentes no deben interpretar este enfoque por fases como una oportunidad para posponer la planificación del reporte electrónico de ventas. Aunque la BIR ha dividido efectivamente la implementación en dos tramos, las facturas electrónicas requeridas el 31 de diciembre aún deben generarse en un formato electrónico estructurado y ser capaces de extracción, procesamiento y transmisión electrónica eventual a la Oficina. En otras palabras, los sistemas de facturación electrónica que se implementan hoy ya deberían estar diseñados pensando en los futuros requisitos de reporte electrónico de ventas.

Desde la perspectiva de la inversión y los costos, las empresas deberían evaluar si las soluciones elegidas pueden respaldar los futuros requisitos de reporte. De lo contrario, los sistemas implementados hoy podrían requerir mejoras significativas una vez que el reporte electrónico de ventas se despliegue por completo. Dado que los requisitos técnicos detallados aún están en desarrollo, a los contribuyentes les convendría adoptar soluciones flexibles y escalables.

¿Qué califica como factura electrónica?

El proyecto de RMC también aclara una pregunta planteada con frecuencia durante las consultas: ¿qué califica exactamente como factura electrónica? Contrario a la percepción común, una factura no se convierte en factura electrónica simplemente porque se genera mediante una computadora o se guarda como archivo PDF. Para calificar como factura electrónica, deben cumplirse los tres requisitos siguientes. Primero, la factura debe generarse mediante un software o sistema contable o de facturación debidamente registrado, aprobado o acreditado, en un formato electrónico estructurado. Segundo, debe emitirse electrónicamente al comprador por medios electrónicos. Tercero, los datos de la factura deben poder extraerse, procesarse y transmitirse electrónicamente a la Oficina para futuros fines de reporte electrónico de ventas. Una imagen escaneada de una factura preparada manualmente o una simple copia PDF de una factura en papel no cumple con estos requisitos.

¿Qué significa formato electrónico estructurado?

Un formato electrónico estructurado simplemente significa que los datos de la factura están organizados en una forma estandarizada y legible por máquina, que puede extraerse, procesarse, almacenarse y transmitirse automáticamente. Aunque la BIR utiliza actualmente JSON como formato de transmisión preferido, el proyecto de RMC aclara que los contribuyentes pueden seguir usando otros formatos siempre que sus sistemas cumplan con los requisitos de datos estructurados de la Oficina. Por lo tanto, el enfoque no está en la apariencia de la factura, sino en la utilidad de los datos subyacentes.

Requisitos del código QR

Según el proyecto de RMC, toda factura electrónica debe contener un QR Code generado por el sistema de facturación del contribuyente. El QR Code servirá como función de verificación y deberá ser claramente visible tanto en la versión electrónica como en la impresa de la factura.

El requisito del QR Code tiene como objetivo mejorar la autenticidad, trazabilidad y verificación de la factura. Sin embargo, han surgido dudas sobre su valor práctico en transacciones business-to-business (B2B), donde los datos estructurados de la factura suelen intercambiarse directamente entre sistemas empresariales. En un entorno B2C, los QR Codes pueden facilitar la validación y la transparencia, pero también pueden generar preocupaciones sobre privacidad de datos, especialmente cuando la información del cliente aparece en la factura. Los clientes pueden mostrarse reticentes a proporcionar la información personal necesaria para sustentar la emisión de la factura. Pueden surgir preguntas sobre qué información debe recopilarse, en qué medida los datos del cliente aparecerán en las facturas electrónicas y cómo se protegerá y procesará esa información en cumplimiento de la legislación aplicable en materia de privacidad de datos.

Por ello, una orientación adicional sobre la finalidad de los QR Codes en distintos entornos de transacción, así como sobre sus implicaciones de privacidad, ayudaría a los contribuyentes a alinear sus esfuerzos de cumplimiento con la realidad empresarial.

Puntos clave

Mientras los contribuyentes siguen esperando más orientación sobre varios asuntos operativos y técnicos, un mensaje de la reciente consulta pública parece claro: el cambio hacia la facturación electrónica avanza. La implementación del EIS representa más que una nueva obligación de cumplimiento. Refleja una transformación más amplia en la forma en que la información fiscal se genera, se mantiene y eventualmente se reporta dentro de un entorno tributario más digital y basado en datos.

Para las empresas, el desafío ya no es solo entender las reglas. Se trata de determinar si sus sistemas, procesos e inversiones actuales pueden respaldar la futura dirección de la administración tributaria. Aunque ciertos aspectos del marco siguen evolucionando, los contribuyentes podrían aprovechar este período para evaluar su preparación, identificar posibles brechas y desarrollar soluciones flexibles que puedan adaptarse a futuros requisitos.

En última instancia, las empresas que comiencen a prepararse hoy podrían estar mejor posicionadas no solo para cumplir con el plazo del 31 de diciembre, sino también para navegar la transformación digital más amplia de la administración tributaria en los próximos años.

Let's Talk Tax es una columna semanal de P&A Grant Thornton que tiene como objetivo mantener al público informado sobre diversos desarrollos en materia tributaria. Este artículo no pretende sustituir el asesoramiento profesional competente.

Atty. Farrah Andres-Neagoe es socia del área de Tax Advisory & Compliance de P&A Grant Thornton, la firma miembro de Grant Thornton International Ltd. en Filipinas. Puede contactarse en pagrantthornton@ph.gt.com.