Better Business Advice hat eine neue Untersuchung von Rechnungszahlungssoftware für kleine Unternehmen veröffentlicht und Melio als beste Option zur Straffung von Lieferantenzahlungen durch einen zentralisierten Workflow für die Kreditorenbuchhaltung ausgewählt.

Die Untersuchung beschreibt Melio als Zahlungsplattform für Unternehmen, die kleinen Unternehmen hilft, Lieferantenrechnungen zu verwalten, Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, Zahlungen zu planen und Zahlungsdaten über mehrere Zahlungsmethoden hinweg zu organisieren. Die Auszeichnung fällt in eine Zeit, in der kleine Unternehmen zunehmend verstreute Rechnungsdateien, Bankportale, Papierchecks, E-Mail-Freigaben und manuelle Dateneingabe durch digitale Zahlungstools ersetzen. Laut der Untersuchung vereint Melio Rechnungserfassung, Freigaben, Zahlungsplanung, Buchhaltungssynchronisierung und Zahlungsverfolgung in einem einzigen System. Für Unternehmen, die ihre Optionen abwägen, können Drittanbieter-Untersuchungen wie diese als Orientierung dienen, um Plattformen auf eine engere Auswahl zu bringen, bevor man sich zu einem praktischen Test verpflichtet.

Warum Better Business Advice Melio ausgewählt hat

In der Untersuchung wird Melio als beste Rechnungszahlungssoftware für kleine Unternehmen ausgewählt, weil die Plattform mehr bietet als die eigentliche Überweisung der Gelder. Better Business Advice hebt einen vernetzten Workflow zur Verwaltung von Rechnungen vor, während und nach der Zahlung hervor, der wiederkehrende Verwaltungsarbeit reduziert, ohne eine komplexe Finanz-IT erforderlich zu machen.

Zu den wichtigsten in der Untersuchung genannten Gründen gehören:

• End-to-End-Rechnungsmanagement: Rechnungserfassung, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Buchhaltungsaktualisierungen können alle innerhalb eines Workflows abgewickelt werden.
• Flexible Lieferantenzahlungen: Unternehmen können berechtigte Zahlungen per ACH-Überweisung, Kredit- oder Debitkarte, Scheck, Auslandsüberweisung, beschleunigtem Transfer und internationalen Zahlungsoptionen finanzieren.
• Freigabekontrollen: Nutzerrollen, Berechtigungen und mehrstufige Freigabeworkflows Unternehmen unterstützen, an denen mehr als eine Person an der Kreditorenbuchhaltung beteiligt ist.
• Buchhaltungssynchronisierung: Unterstützte Integrationen können doppelte Dateneingabe reduzieren und dazu beitragen, Zahlungsdaten über Systeme hinweg abzugleichen.
• KI-gestütztes Rechnungsmanagement: Der Assistent Mel kann Informationen über Rechnungen, Lieferanten, Zahlungsstatus, offene Salden und Zahlungseinstellungen über eine dialogorientierte Oberfläche abrufen.
• Mobiler Zugriff: Zahlungserstellung, Prüfung, Freigaben und Transaktionsverwaltung können alle über die Melio mobile App erfolgen.

Wie Melio Lieferantenzahlungen strafft

Melio gliedert die Kreditorenbuchhaltung in fünf Hauptphasen: Erfassung, Prüfung, Freigabe, Zahlung und Synchronisierung. Rechnungen können importiert oder gescannt werden, Zahlungsdetails lassen sich vor der Verarbeitung prüfen, Freigaben können nach Rolle zugewiesen werden, und einmalige oder wiederkehrende Zahlungen können im Voraus geplant werden. Batch-Tools können zudem mehrere Rechnungen zu einem effizienteren Zahlungsprozess zusammenfassen.

Für kleine Unternehmen, die Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, Lieferantenzahlungssoftware oder Online-Rechnungszahlung für Unternehmen vergleichen, liegt der größere Vorteil laut der Untersuchung darin, dass weniger manuelle Handgriffe pro Rechnung anfallen und künftige Verpflichtungen klarer überschaubar sind.

Welche Zahlungsoptionen unterstützt Melio?

Zahlungsflexibilität ist ein wesentlicher Faktor für die Auswahl durch Better Business Advice. Standard-ACH-Überweisungen sind verfügbar, während berechtigte kartengefinzte Zahlungen es einem Unternehmen ermöglichen, per Karte zu zahlen, selbst wenn ein Lieferant die Gelder normalerweise auf anderem Weg erhält. Standardmäßige kartengefinzte Lieferantenzahlungen unterliegen einer Gebühr von 2,9 %.

Melio unterstützt außerdem Papierschecks, Auslandsüberweisungen, schnellere Zustelloptionen und berechtigte internationale Lieferantenzahlungen. Unterschiedliche Finanzierungs- und Empfangsmethoden können Unternehmen helfen, unterschiedliche Lieferantenpräferenzen zu berücksichtigen und die Zahlungsaktivität gleichzeitig zu zentralisieren. Da die Gebühren je nach Finanzierungs- und Zustellmethode variieren, kann die Art der Zahlungsmethoden, auf die ein Unternehmen setzt, die Gesamtkosten genauso beeinflussen wie die Wahl des Tarifs.

Was kostet Melio?

Unternehmen können aus vier Haupttarifen wählen, abhängig vom Zahlungsvolumen und den Anforderungen an die Kontoverwaltung:

• Go — 0 US-Dollar pro Monat: Enthält fünf kostenlose ACH-Zahlungen pro Monat und grundlegende Funktionen zur Rechnungszahlung.
• Core — 25 US-Dollar pro Monat: Enthält 20 kostenlose ACH-Zahlungen pro Monat sowie zusätzliche Buchhaltungs- und Automatisierungstools.
• Boost — 55 US-Dollar pro Monat: Enthält 50 kostenlose ACH-Zahlungen pro Monat und fortgeschrittenere Nutzerkontrollen.
• Unlimited — 80 US-Dollar pro Monat: Enthält unbegrenzte ACH-Zahlungen und unbegrenzte Nutzerplätze.

Transaktionsgebühren können dennoch für kartengefinzte Zahlungen, beschleunigte Zustellung, Auslandsüberweisungen und internationale Transaktionen anfallen. Better Business Advice weist darauf hin, dass die Gesamtkosten von Zahlungsvolumen und Zahlungsmethode abhängen, was die Gebührenstruktur zu einem wichtigen Faktor beim Vergleich von Rechnungszahlungssoftware für kleine Unternehmen macht. Beim Vergleich der Tarife kann es hilfreich sein, das typische monatliche ACH-Volumen und die Häufigkeit gebührenpflichtiger Method wie Kartenfinanzierung oder Auslandsüberweisungen abzuschätzen, da der Wert jedes Tarifs davon abhängt, wie viele Zahlungen in das enthaltene Kontingent fallen.

Warum zentrale Rechnungszahlung für wachsende Unternehmen wichtig ist

Mit steigendem Zahlungsvolumen können fragmentierte Prozesse zu mehr Abstimmungsarbeit, verpassten Freigaben und geringerer Sichtbarkeit des Cashflows führen. Ein zentralisiertes System kann die Verwaltung von Lieferantenzahlungen mit dem Wachstum eines Unternehmens leichter nachvollziehbar machen. Die Buchhaltungssynchronisierung ist ein Bereich, der bei der Evaluierung geprüft werden sollte, da die eingesparte Zeit davon abhängt, ob eine Plattform mit der bereits genutzten Buchhaltungssoftware des Unternehmens integrierbar ist.

Melio berichtet, dass die Plattform mehr als zwei Millionen Lieferanten unterstützt und über 40 Millionen Rechnungen verarbeitet hat. Better Business Advice benannte Zahlungsflexibilität, AP-Automatisierung, Buchhaltungssynchronisierung und skalierbare Tarifoptionen als Hauptgründe für die Auswahl.