In diesem Jahr führte das Bureau of Internal Revenue (BIR) seine Reformagenda DARES ein – ein Fünf-Punkte-Rahmenwerk, das auf digitaler und datenbasierter Transformation, Reform und Rechenschaft im Prüfungswesen, Einnahmeerhebung und Schutz der Steuerbasis, Mitarbeiterstärkung und Förderung des Wohlergehens sowie Serviceexzellenz und Einbindung der Interessengruppen beruht.

Die Agenda spiegelt die Erkenntnis des BIR wider, dass eine wirksame Steuerverwaltung nicht länger allein auf traditionellen, papierbasierten Prozessen beruhen kann. Stattdessen strebt die Behörde ein stärker digitalisiertes, datenbasiertes und risikoorientiertes Steuerverwaltungssystem an – eines, das die Compliance verbessern, die Einnahmeerhebung stärken und das öffentliche Vertrauen in das Steuersystem fördern kann. Die Philippinen sind in dieser Richtung nicht allein: Regierungen in Südostasien und darüber hinaus haben in den letzten Jahren elektronische Rechnungsstellung und digitale Umsatzberichterstattung eingeführt, um Steuerausfälle zu verringern und die Einnahmeverwaltung zu modernisieren.

Zu den bedeutendsten Initiativen zur Unterstützung dieser digitalen Transformation gehört die Einführung des Electronic Invoicing System (EIS). Zwar hat die elektronische Rechnungsstellung wegen der nahenden Compliance-Frist am 31. Dezember 2026 zuletzt an Aufmerksamkeit gewonnen, die Initiative ist jedoch alles andere als neu. Ihre Wurzeln reichen bis ins Jahr 2018 zurück, als das TRAIN-Gesetz – formal das Tax Reform for Acceleration and Inclusion Act (Republic Act No. 10963) – den Rechtsrahmen für elektronische Rechnungsstellung und elektronische Umsatzberichterstattung schuf. Ziel ist es, die Steuerverwaltung durch automatisierte System-zu-System-Berichte zu modernisieren, die Genauigkeit und Aktualität von Steuerdaten zu verbessern, die Einnahmeerhebung zu stärken, Möglichkeiten für Steuerhinterziehung und Unterdeklaration zu verringern und die Transparenz durch zuverlässigere und überprüfbare Verkaufsinformationen zu erhöhen.

In der Ausgabe von Let's Talk Tax der letzten Woche wurden viele der wichtigsten Aktualisierungen und Klarstellungen zum Entwurf des Revenue Memorandum Circular (RMC) hervorgehoben. Über das Verständnis der Regeln hinaus müssen Steuerzahler aber auch beurteilen, wie sich der vorgeschlagene Rahmen auf ihre eigenen Abläufe auswirkt. Die folgende Diskussion beleuchtet mehrere dieser wichtigen Aspekte.

Wer unterliegt der Frist am 31. Dezember?

Gemäß dem RMC-Entwurf müssen folgende Steuerzahler bis spätestens zum 31. Dezember 2026 elektronische Rechnungen ausstellen:

• Steuerzahler, die im E-Commerce oder Internetgeschäften tätig sind und als kleine, mittlere oder große Steuerzahler eingestuft sind (außer Mikro-Steuerzahler);
• Steuerzahler, die unter der Zuständigkeit des Large Taxpayers Service (LTS) fallen;
• Steuerzahler, die im Rahmen des Ease of Paying Taxes (EoPT) – erlassen durch Republic Act No. 11976 – als große Steuerzahler eingestuft sind; sowie
• Steuerzahler, die Computerized Accounting Systems (CAS), Computerized Books of Account with Accounting Records (CBA) oder andere Rechnungssoftwaresysteme nutzen.

Exporteure, registrierte Unternehmen mit Steueranreizen, Steuerzahler mit POS-Systemen und weitere bezeichnete Steuerzahler sollen voraussichtlich durch spätere Erlasse erfasst werden, sofern sie nicht bereits zu den anfangs erfassten Gruppen gehören.

Die Abdeckungsregeln haben bei Steuerzahlern praktische Fragen aufgeworfen. Einige CAS-Nutzer haben angesichts der bis zur Frist am 31. Dezember verbleibenden, relativ knappen Zeit gefragt, ob eine Rückkehr zur manuellen Rechnungsstellung sie aus der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung entlassen würde.

Ähnliche Fragen stellten Steuerzahler, die CBA mit Rechnungssoftware nutzen – konkret, ob die bloße Nichtnutzung der Rechnungssoftware sie aus dem Geltungsbereich der Pflicht herauslösen würde, da sie ein registriertes CBA mit zuvor registrierter Rechnungssoftware fortführen.

Die Frage ist bedeutsam, da der EIS Digitalisierung und Automatisierung fördern soll. Wenn Steuerzahler die Rückkehr zu manuellen Prozessen als Compliance-Mittel betrachten, kann das Ergebnis den Zielen des EIS zuwiderlaufen. Weitere Klarstellungen des BIR würden Steuerzahlern helfen, fundierte Compliance- und Investitionsentscheidungen zu treffen.

Elektronische Rechnungsstellung versus elektronische Umsatzberichterstattung

Eine wichtige Klarstellung im RMC-Entwurf ist, dass die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Umsatzberichterstattung (Electronic Sales Reporting Requirements, ESRS) getrennte und eigenständige Pflichten sind. Erfasste Steuerzahler sollen sich derzeit zunächst auf die elektronische Rechnungsstellung konzentrieren; die Pflichten zur elektronischen Umsatzberichterstattung folgen, sobald separate Durchführungsvorschriften erlassen sind.

Steuerzahler sollten diesen gestuften Ansatz jedoch nicht als Gelegenheit verstehen, die Planung für die elektronische Umsatzberichterstattung aufzuschieben. Auch wenn das BIR die Umsetzung faktisch in zwei Tranchen aufgeteilt hat, müssen die am 31. Dezember geforderten elektronischen Rechnungen weiterhin in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden und für elektronisches Extrahieren, Verarbeiten und die spätere Übermittlung an die Behörde geeignet sein. Mit anderen Worten: Die heute eingeführten Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung sollten bereits mit Blick auf künftige Anforderungen an die Umsatzberichterstattung konzipiert sein.

Aus Investitions- und Kostensicht sollten Unternehmen prüfen, ob ihre gewählten Lösungen künftige Berichtsanforderungen unterstützen können. Andernfalls könnten heute implementierte Systeme erhebliche Erweiterungen benötigen, sobald die elektronische Umsatzberichterstattung vollständig eingeführt ist. Da detaillierte technische Anforderungen noch entwickelt werden, mag es ratsam sein, flexible und skalierbare Lösungen zu wählen.

Was gilt als elektronische Rechnung?

Der RMC-Entwurf befasst sich auch mit einer in Konsultationen häufig gestellten Frage: Was genau gilt als elektronische Rechnung? Entgegen der verbreiteten Auffassung wird eine Rechnung nicht allein dadurch zur elektronischen Rechnung, dass sie per Computer erstellt oder als PDF-Datei gespeichert wird. Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung gilt, müssen alle drei folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Die Rechnung muss mit ordnungsgemäß registrierter, genehmigter oder akkreditierter Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware bzw. einem entsprechenden System in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden.
2. Sie muss dem Käufer auf elektronischem Weg elektronisch ausgestellt werden.
3. Die Rechnungsdaten müssen für elektronisches Extrahieren, Verarbeiten und Übermitteln an die Behörde für künftige Zwecke der elektronischen Umsatzberichterstattung geeignet sein.

Ein eingescanntes Bild einer manuell erstellten Rechnung oder eine einfelle PDF-Kopie einer Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht.

Was bedeutet strukturiertes elektronisches Format?

Ein strukturiertes elektronisches Format bedeutet schlicht, dass Rechnungsdaten in einer standardisierten, maschinenlesbaren Form organisiert sind, die automatisch extrahiert, verarbeitet, gespeichert und übermittelt werden kann. Während das BIR derzeit JSON als bevorzugtes Übermittlungsformat verwendet, stellt der RMC-Entwurf klar, dass Steuerzahler andere Formate weiterhin nutzen dürfen, sofern ihre Systeme die Anforderungen der Behörde an strukturierte Daten erfüllen. Der Fokus liegt somit nicht auf dem Erscheinungsbild der Rechnung, sondern auf der Nutzbarkeit der zugrunde liegenden Daten.

QR-Code-Anforderungen

Gemäß dem RMC-Entwurf muss jede elektronische Rechnung einen QR-Code enthalten, der vom Rechnungssystem des Steuerzahlers generiert wird. Der QR-Code dient als Verifikationsmerkmal und muss sowohl auf der elektronischen als auch auf der gedruckten Version der Rechnung deutlich sichtbar sein.

Die Anforderung soll Echtheit, Rückverfolgbarkeit und Überprüfbarkeit von Rechnungen stärken. Fragen wurden jedoch zum praktischen Nutzen bei Business-to-Business-Transaktionen (B2B) laut, bei denen strukturierte Rechnungsdaten häufig direkt zwischen Unternehmenssystemen ausgetauscht werden.

Im B2C-Bereich können QR-Codes Validierung und Transparenz erleichtern, zugleich aber auch Datenschutzbedenken aufwerfen, insbesondere wenn Kundeninformationen in der Rechnung enthalten sind. Kunden könnten zögerlich sein, die für die Rechnungsausstellung erforderlichen persönlichen Daten preiszugeben. Es können Fragen dazu entstehen, welche Informationen erhoben werden sollten, in welchem Umfang Kundendaten in elektronischen Rechnungen erscheinen und wie diese Informationen gemäß dem Data Privacy Act of 2012 und einschlägigen Verordnungen geschützt und verarbeitet werden.

Weitere Leitlinien zum Zweck von QR-Codes in unterschiedlichen Transaktionsumgebungen sowie zu etwaigen Datenschutzimplikationen würden Steuerzahlern helfen, Compliance-Bemühungen mit den geschäftlichen Realitäten in Einklang zu bringen.

Kernpunkte

Während Steuerzahler weiterhin auf weitere Leitlinien zu mehreren operativen und technischen Fragen warten, scheint eine Botschaft der jüngsten öffentlichen Konsultation klar: Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung schreitet voran. Die Einführung des EIS bedeutet mehr als eine neue Compliance-Pflicht – sie spiegelt eine breitere Transformation darin wider, wie Steuerinformationen in einer digitaleren und datengetriebenen Steuerumgebung erstellt, gepflegt und schließlich gemeldet werden.

Für Unternehmen besteht die Herausforderung nicht mehr allein darin, die Regeln zu verstehen. Es geht darum festzustellen, ob ihre aktuellen Systeme, Prozesse und Investitionen die künftige Ausrichtung der Steuerverwaltung unterstützen können. Auch wenn sich bestimmte Aspekte des Rahmens noch weiterentwickeln, kann es für Steuerzahler wertvoll sein, diesen Zeitraum zu nutzen, um ihre Bereitschaft zu prüfen, mögliche Lücken zu identifizieren und flexible Lösungen zu entwickeln, die sich an künftige Anforderungen anpassen können.

Letztlich dürften Unternehmen, die heute mit den Vorbereitungen beginnen, besser positioniert sein, um nicht nur die Frist am 31. Dezember einzuhalten, sondern auch die breitere digitale Transformation der Steuerverwaltung in den kommenden Jahren zu bewältigen.

Let's Talk Tax ist eine wöchentliche Zeitungskolumne von P&A Grant Thornton, die die Öffentlichkeit über verschiedene Entwicklungen im Steuerrecht informieren soll. Dieser Artikel ist kein Ersatz für kompetente professionelle Beratung.

Atty. Farrah Andres-Neagoe ist Partnerin im Bereich Tax Advisory & Compliance von P&A Grant Thornton, der philippinischen Mitgliedsfirma von Grant Thornton International Ltd. Sie ist erreichbar unter pagrantthornton@ph.gt.com.